Partner commission & payment policy
PART I. PURPOSE AND SCOPE OF APPLICATION
Article 1. Purpose
1.1. This policy sets out the principles for recording, reconciling, calculating and paying commissions, discounts and bonuses to HiTechCloud partners.
1.2. This Policy is intended to ensure transparency, accuracy and consistency in the management of commissions, and compliance with tax, accounting and commercial law.
1.3. This policy forms an integral part of the Reseller Agreement, the Affiliate Program policy and the cooperation agreements between HiTechCloud and the Partner.
Article 2. Who this applies to
This policy applies to:
a) Resellers and partners that have signed a Reseller Agreement with HiTechCloud;
b) Affiliates taking part in the HiTechCloud Affiliate Program;
c) Other business partners approved by HiTechCloud in writing.
Legal basis
This policy is based on:
- Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015, có hiệu lực từ ngày 01/01/2017;
- Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/6/2005 (đại lý thương mại và thù lao đại lý);
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 ngày 10/12/2025, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026 (thay thế Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14);
- Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15;
- Nghị định số 252/2026/NĐ-CP và Nghị định số 254/2026/NĐ-CP về hoá đơn điện tử, chứng từ điện tử;
- Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015, đã được sửa đổi, bổ sung;
- Thông tư số 32/2013/TT-NHNN ngày 26/12/2013 hướng dẫn hạn chế sử dụng ngoại hối trên lãnh thổ Việt Nam, được sửa đổi, bổ sung theo Thông tư số 03/2019/TT-NHNN;
- Luật Phòng, chống rửa tiền số 14/2022/QH15 và Nghị định số 19/2023/NĐ-CP quy định chi tiết;
- Relevant legal provisions.
- Thông tư số 75/2025/TT-NHNN ngày 31/12/2025 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam sửa đổi, bổ sung quy định về quản lý hoạt động cung ứng dịch vụ và sử dụng ngoại hối, có hiệu lực từ ngày 31/12/2025 — thay thế Thông tư số 16/2015/TT-NHNN;
PART II. COMMISSION RECOGNITION PRINCIPLES
Article 3. Conditions for earning commission
Commission or discount is recognized only when all of the following conditions are met:
a) The referred customer completes service registration and pays in full as required;
b) The order gives rise to no refund, service cancellation or dispute during the hold-back period, which by default is 30 days, unless otherwise specified for each program;
c) For Resellers, the discount is recorded when the order is confirmed and the Reseller has met its payment obligations under the contract;
d) For Renewal Commission, the commission is recorded after the customer completes payment for the corresponding renewal term;
e) HiTechCloud may decline to record commission on transactions that are invalid or show signs of fraud.
Article 4. Commission reconciliation
4.1. HiTechCloud reconciles commission on a monthly cycle.
4.2. Before or on the 3rd of each month, HiTechCloud issues a commission statement covering the transactions of the immediately preceding month.
4.3. The Partner is responsible for reviewing and responding in writing within 5 business days from the date the statement is received.
4.4. If that period passes without comment, the statement is deemed confirmed by the Partner and forms the basis on which HiTechCloud makes payment.
PART III. PAYMENT METHODS
Article 5. Payment methods
HiTechCloud pays commission by one of the following methods:
a) Bank transfer in Vietnamese dong (VND) or US dollars (USD), as agreed between the parties;
b) International money transfer (Wire Transfer) for overseas partners, with a payment value from 1,000 USD or above. International transfer fees are borne by the Partner unless otherwise agreed;
c) Debt offsetting or offset directly against the Reseller's subsequent orders, if the parties so agree.
HiTechCloud may set a minimum payout for each payment period. The default minimum is 500,000 VND or an equivalent value.
Article 6. Tax and documentation
6.1. For Partners that are organizations or businesses:
- The Partner is responsible for issuing invoices as required by law;
- HiTechCloud pays against valid invoices and does not apply withholding tax at source unless the law requires otherwise.
6.2. For affiliates who are individuals resident in Vietnam:
- HiTechCloud withholds personal income tax (where withholding applies) before payment, in accordance with applicable law.
6.3. For individuals or organizations abroad:
- Foreign contractor tax withholding and other tax obligations are applied in accordance with Vietnamese law and the applicable double taxation avoidance agreements (where relevant).
6.4. The partner is responsible for providing complete payment details, tax code and the supporting documents required for HiTechCloud to make payment in accordance with regulations.
PART IV. FRAUD PREVENTION AND COMMISSION CLAWBACK
Article 7. Fraud prevention
7.1. HiTechCloud may refuse to record or may cancel commission on transactions showing signs of fraud, including but not limited to:
- Creating your own orders to earn commission (self-referral);
- Cookie Stuffing;
- Click Fraud;
- Use of falsified information;
- Transactions arising from payment fraud;
- The transaction was refunded, charged back or the service was cancelled.
7.2. Where a commission has already been paid and a violation is subsequently identified, HiTechCloud may:
- Claw back all or part of the commission already paid;
- Credited against subsequent billing periods;
- Suspending or terminating the partnership program;
- Require the Partner to return payments made in error.
7.3. Clawback rights apply to commissions already paid, for a maximum period of 6 months before the violation was detected, unless the law or the contract specifies a different period.
PART V. EFFECT
Article 8. Effective date
8.1. This policy takes effect from 01/9/2026.
8.2. HiTechCloud may amend, supplement or replace this Policy to reflect its business operations or legal requirements. The updated version will be published on the website or on the Partner Portal.
8.3. This policy is reviewed at least every Once every 12 months or whenever necessary.
Cập nhật theo khung pháp lý 2026-2027
Phần này bổ sung các nội dung bắt buộc theo pháp luật có hiệu lực trong năm 2026-2027 và là bộ phận không tách rời của văn bản. Trường hợp có mâu thuẫn với nội dung phía trên, phần này được ưu tiên áp dụng.
Thông báo sự cố an toàn thông tin và vi phạm dữ liệu cá nhân
Khi phát hiện sự cố an toàn thông tin hoặc sự cố lộ, mất, xâm phạm dữ liệu cá nhân có ảnh hưởng đến dữ liệu của Khách hàng, HiTechCloud thực hiện:
- Thông báo cho Khách hàng không chậm hơn 24 (hai mươi bốn) giờ kể từ thời điểm phát hiện, qua kênh liên hệ khẩn cấp đã đăng ký, kèm thông tin ban đầu về thời điểm, phạm vi, loại dữ liệu bị ảnh hưởng và biện pháp đã triển khai;
- Phối hợp với Khách hàng thực hiện nghĩa vụ thông báo cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong thời hạn 72 (bảy mươi hai) giờ theo Điều 23 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định số 356/2025/NĐ-CP, và thông báo cho chủ thể dữ liệu khi pháp luật yêu cầu;
- Cung cấp báo cáo điều tra nguyên nhân gốc và kế hoạch khắc phục trong vòng 15 (mười lăm) ngày kể từ ngày thông báo ban đầu;
- Không đưa ra công bố công khai gắn tên Khách hàng về sự cố nếu chưa có sự thống nhất bằng văn bản, trừ trường hợp pháp luật bắt buộc.
Khách hàng có nghĩa vụ đối ứng tương tự trong vòng 24 giờ đối với sự cố phát sinh từ phía Khách hàng có ảnh hưởng đến hệ thống của HiTechCloud.
Tuân thủ pháp luật thương mại điện tử
Hoạt động cung cấp dịch vụ qua website, ứng dụng di động và nền tảng số của HiTechCloud tuân thủ E-commerce Law No. 122/2025/QH15 (Luật Thương mại điện tử) and Nghị định số 248/2026/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Thương mại điện tử, bao gồm nghĩa vụ công bố thông tin về chủ thể cung cấp dịch vụ, giá và điều kiện giao dịch chung, quy trình giao kết hợp đồng điện tử cho phép Khách hàng rà soát và xác nhận nội dung trước khi giao kết, lưu trữ chứng từ giao dịch, và cơ chế tiếp nhận, giải quyết khiếu nại.
Mức trần trách nhiệm, các ngoại lệ và biện pháp bồi thường
Các quy định dưới đây được áp dụng theo Phụ lục cập nhật Tiêu chuẩn pháp lý năm 2026 và Phụ lục cập nhật Điều khoản dịch vụ năm 2026 do HiTechCloud ban hành, áp dụng thống nhất cho toàn bộ hệ thống điều khoản, tiêu chuẩn pháp lý dịch vụ và chính sách của HiTechCloud. Trường hợp có mâu thuẫn với nội dung phía trên, quy định tại phần này được áp dụng.
Tổng trách nhiệm bồi thường của HiTechCloud phát sinh từ hoặc liên quan đến Dịch vụ, với mọi căn cứ pháp lý cộng gộp, không vượt quá tổng phí dịch vụ mà Khách hàng đã thực trả cho chu kỳ thanh toán gần nhất trước thời điểm phát sinh sự kiện gây thiệt hại. Đây là công thức thống nhất cho toàn bộ hệ thống văn bản của HiTechCloud; mọi công thức khác quy định tại văn bản này được hiểu theo công thức này.
Giới hạn trách nhiệm nêu trên KHÔNG áp dụng đối với: (i) lỗi cố ý hoặc gian lận; (ii) vi phạm nghĩa vụ bảo mật và bảo vệ dữ liệu cá nhân; (iii) xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ; (iv) thiệt hại về tính mạng, sức khỏe; (v) hoàn trả tiền giữ hộ hoặc thu không có căn cứ; (vi) trách nhiệm mà pháp luật không cho phép loại trừ.
Biện pháp giảm trừ phí khi vi phạm cam kết mức độ dịch vụ là biện pháp bồi thường chính, không phải biện pháp duy nhất; Khách hàng bảo lưu quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại thực tế theo Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 và Luật Thương mại số 36/2005/QH11 trong các trường hợp nêu tại đoạn trên.
Yêu cầu bồi hoàn, giảm trừ phí theo cam kết mức độ dịch vụ được Khách hàng gửi bằng văn bản hoặc qua hệ thống phiếu yêu cầu (ticket) trong thời hạn 30 (ba mươi) ngày kể từ ngày kết thúc chu kỳ thanh toán có sự cố. Trường hợp sự cố kéo dài qua nhiều chu kỳ, thời hạn được tính từ ngày HiTechCloud xác nhận đã khắc phục xong sự cố. Quá thời hạn này, quyền yêu cầu bồi hoàn chấm dứt; quy định này không làm thay đổi thời hiệu khởi kiện mà pháp luật quy định là bắt buộc.
Các quy định về mức trần bồi hoàn và các trường hợp loại trừ không được áp dụng để hạn chế, loại trừ hoặc gây cản trở các quyền mà pháp luật về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân dành cho Khách hàng. Trường hợp bất kỳ nội dung nào của văn bản này hạn chế quyền của Khách hàng là người tiêu dùng ở mức thấp hơn quy định của pháp luật, quy định của pháp luật được áp dụng theo khoản 1 Điều 25 Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng số 19/2023/QH15.
Chuẩn hóa theo quy định pháp luật
Bảo lưu các chế tài theo pháp luật thương mại
Việc áp dụng bồi hoàn dịch vụ hoặc giới hạn trách nhiệm theo văn bản này không làm mất quyền của Bên bị vi phạm được áp dụng các chế tài khác theo Điều 292 Luật Thương mại số 36/2005/QH11, bao gồm buộc thực hiện đúng hợp đồng, phạt vi phạm, buộc bồi thường thiệt hại, tạm ngừng thực hiện hợp đồng, đình chỉ thực hiện hợp đồng và hủy bỏ hợp đồng. Lãi chậm thanh toán theo Điều 306 Luật Thương mại là chế định độc lập, không thuộc phạm vi giới hạn mức phạt 8% quy định tại Điều 301 Luật này.
Phân vai xử lý dữ liệu cá nhân
Trong quan hệ cung cấp dịch vụ theo văn bản này: Khách hàng là Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân đối với dữ liệu cá nhân của khách hàng, người dùng cuối, nhân sự và đối tác của Khách hàng được đưa vào, lưu trữ hoặc xử lý trên dịch vụ, và chịu trách nhiệm về căn cứ pháp lý của việc xử lý. HiTechCloud là Bên Xử lý dữ liệu cá nhân, chỉ xử lý theo phạm vi, mục đích và chỉ dẫn hợp pháp bằng văn bản của Khách hàng nhằm cung cấp dịch vụ, không sử dụng cho mục đích khác, không bán và không chuyển giao trái phép. Đối với phần dữ liệu HiTechCloud buộc phải xử lý để thực hiện nghĩa vụ luật định của chính mình (kê khai thuế, lưu nhật ký hệ thống, phòng chống gian lận, đáp ứng yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền), HiTechCloud là Bên Kiểm soát dữ liệu độc lập đối với phần dữ liệu đó.
Căn cứ pháp lý bổ sung năm 2026
Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phát hành cho giao dịch thuộc phạm vi văn bản này được lập theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và Thông tư số 91/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế và Nghị định số 254/2026/NĐ-CP.
