Phụ lục Điều khoản dịch vụ — Email – HiTechMail – vMail – Email Relay – Email Hybrid

CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ VÀ PHẦN MỀM PHỔ TUỆ Số: ……/PLĐK-PTG	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ——————–

ĐIỀU KHOẢN DỊCH VỤ EMAIL DOANH NGHIỆP — HITECHMAIL, VMAIL, EMAIL RELAY VÀ EMAIL HYBRID

Phụ lục điều khoản dịch vụ – Phiên bản 2026.1 – Biên soạn từ nội dung công bố tại hitechcloud.vn – Bộ phận không tách rời của Hợp đồng cung cấp dịch vụ

Thông tin bản gốc do Công ty công bố — Mã tài liệu: TCPL-20 · Phiên bản: 2.0 · Ngày hiệu lực: 01/09/2026 · Ngày rà soát: 18/08/2027 · Bộ phận phụ trách: Pháp chế

Nguồn: https://hitechcloud.vn/tai-lieu-ho-tro/tieu-chuan-phap-ly-dich-vu-email-hitechmail-vmail-email-relay-email-hybrid/ — Đơn vị ban hành: Công ty Cổ phần Giải pháp Công nghệ và Phần mềm Phổ Tuệ (thương hiệu HiTechCloud), mã số thuế 0318222903.

PHẦN I – MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG

Điều 1. Mục đích, phạm vi và thứ tự ưu tiên áp dụng

1.1. Văn bản này quy định điều kiện cung cấp và điều kiện sử dụng nhóm dịch vụ thư điện tử doanh nghiệp của HiTechCloud, gồm: hệ thống hộp thư HiTechMail và vMail, dịch vụ chuyển tiếp thư điện tử (Email Relay) phục vụ thư giao dịch và thư quảng cáo, và mô hình Email Hybrid kết hợp hệ thống thư điện tử tại chỗ của Khách hàng (sau đây gọi chung là “Dịch vụ”).

1.2. Văn bản áp dụng cho mọi hợp đồng, đơn hàng, phụ lục hoặc xác nhận đặt dịch vụ điện tử có dẫn chiếu đến văn bản này. Việc Khách hàng đặt hàng, thanh toán, kích hoạt hoặc thực tế sử dụng Dịch vụ được coi là Khách hàng đã đọc, hiểu và chấp nhận toàn bộ nội dung văn bản này cùng Thoả thuận Sử dụng Dịch vụ và các chính sách liên quan.

1.3. Thứ tự ưu tiên áp dụng: (a) thoả thuận riêng bằng văn bản giữa hai Bên; (b) văn bản này đối với phạm vi Dịch vụ tương ứng; (c) Thoả thuận Sử dụng Dịch vụ, Cam kết Mức độ Dịch vụ và các chính sách chung công bố tại https://hitechcloud.vn/tai-lieu-ho-tro/.

1.4. Việc gửi thư điện tử quảng cáo thông qua Dịch vụ chịu sự điều chỉnh của Nghị định số 91/2020/NĐ-CP về chống tin nhắn rác, thư điện tử rác, cuộc gọi rác và pháp luật về quảng cáo. Khách hàng là người quảng cáo hoặc người gửi theo quy định của Nghị định này và chịu trách nhiệm chính về việc tuân thủ. HiTechCloud cung cấp hạ tầng gửi và, khi được yêu cầu, tư vấn và thực hiện thủ tục đăng ký tên định danh người gửi cho Khách hàng theo Điều 24 đến Điều 26 Nghị định số 91/2020/NĐ-CP; thẩm quyền cấp tên định danh thuộc cơ quan quản lý nhà nước và HiTechCloud không cam kết thời gian cấp.

PHẦN II – GIẢI THÍCH TỪ NGỮ

Điều 2. Giải thích từ ngữ

2.1. Trong văn bản này, các thuật ngữ dưới đây được hiểu như sau:

– “Email Relay”: dịch vụ trung chuyển thư điện tử đi qua hạ tầng gửi của HiTechCloud với dải địa chỉ IP có uy tín gửi (sending reputation) được HiTechCloud quản lý.

– “SPF, DKIM, DMARC”: các bản ghi xác thực nguồn gửi thư điện tử mà Khách hàng phải công bố trên hệ thống tên miền của mình trước khi gửi qua Dịch vụ.

– “Tỷ lệ gửi thành công”: tỷ lệ thư điện tử được máy chủ nhận chấp nhận (accepted) trên tổng số thư hợp lệ gửi đi, không bao gồm thư bị từ chối do địa chỉ người nhận sai hoặc do chính sách lọc của bên nhận.

– “Giới hạn gửi”: hạn mức số thư điện tử trên mỗi giờ hoặc mỗi ngày theo gói dịch vụ.

– “Cổng SMTP 25”: cổng dịch vụ tiêu chuẩn dùng để trao đổi thư giữa các máy chủ thư điện tử.

– “Danh sách người nhận hợp pháp”: danh sách địa chỉ thư điện tử do Khách hàng thu thập trực tiếp, có bằng chứng về sự đồng ý nhận quảng cáo của từng người nhận và có thể xuất trình khi được yêu cầu.

– “Thư điện tử rác”: được hiểu theo Nghị định số 91/2020/NĐ-CP.

2.2. Các thuật ngữ khác chưa được giải thích tại Điều này được hiểu theo Thoả thuận Sử dụng Dịch vụ.

PHẦN III – MÔ TẢ DỊCH VỤ VÀ CẤU HÌNH

Điều 3. Nội dung, cấu hình dịch vụ và chính sách cổng SMTP 25

3.1. Dịch vụ cung cấp hộp thư theo dung lượng gói, giao diện webmail, các giao thức IMAP, POP3 và SMTP, bộ lọc chống thư rác và chống mã độc hai chiều, cùng công cụ quản trị tên miền thư điện tử. Mô hình Email Hybrid đồng bộ định tuyến giữa hệ thống HiTechCloud và máy chủ thư điện tử nội bộ của Khách hàng theo cấu hình được hai Bên thống nhất.

3.2. Chính sách cổng SMTP 25: cổng ra 25 (outbound SMTP) bị chặn theo mặc định trên toàn bộ hạ tầng nhằm ngăn ngừa phát tán thư rác và bảo vệ uy tín dải địa chỉ IP dùng chung. Khách hàng có nhu cầu mở cổng 25 phải gửi yêu cầu bằng văn bản hoặc qua cổng dịch vụ, nêu rõ: mục đích sử dụng, tên miền gửi đã cấu hình đầy đủ SPF, DKIM, DMARC, sản lượng gửi dự kiến, nguồn gốc Danh sách người nhận hợp pháp và đầu mối chịu trách nhiệm xử lý khiếu nại lạm dụng. HiTechCloud xác minh trước khi mở, có quyền mở theo hạn mức tăng dần (warm-up) và có quyền đóng lại ngay khi phát hiện dấu hiệu lạm dụng mà không phải bồi thường.

3.3. Khách hàng phải cấu hình đầy đủ SPF, DKIM và DMARC theo hướng dẫn kỹ thuật trước khi gửi qua Email Relay; HiTechCloud có quyền từ chối nhận và chuyển tiếp thư đối với tên miền chưa hoàn tất xác thực.

3.4. Giới hạn gửi theo gói được công bố trong bảng dịch vụ. Nhu cầu vượt hạn mức phải được đăng ký trước và có thể phải qua thẩm định nguồn gốc danh sách người nhận. Trước khi kích hoạt tính năng gửi thư điện tử quảng cáo, Khách hàng phải cung cấp bằng chứng đã đăng ký tên định danh người gửi (nếu thuộc diện phải đăng ký) và cam kết bằng văn bản về nguồn gốc hợp pháp của danh sách người nhận.

3.5. Dữ liệu hộp thư được lưu trữ trên hạ tầng đặt tại lãnh thổ Việt Nam, trừ khi Khách hàng lựa chọn cấu hình khác và tự chịu trách nhiệm về nghĩa vụ tuân thủ phát sinh. Hạ tầng vật lý được đặt tại trung tâm dữ liệu do đối tác của HiTechCloud sở hữu và vận hành; nghĩa vụ công bố sự phù hợp tiêu chuẩn trung tâm dữ liệu theo Thông tư số 42/2025/TT-BKHCN thuộc về đơn vị vận hành trung tâm dữ liệu đó. HiTechCloud thuê chỗ đặt thiết bị và không tự nhận sở hữu trung tâm dữ liệu.

PHẦN IV – MỨC ĐỘ DỊCH VỤ VÀ BỒI THƯỜNG

Điều 4. Cam kết mức độ dịch vụ

4.1. HiTechCloud cam kết mức khả dụng hệ thống thư điện tử tối thiểu 99,9%/tháng và Tỷ lệ gửi thành công trên 99% đối với thư hợp lệ gửi qua Email Relay. Các chỉ số này không bao gồm gián đoạn do hệ thống tên miền của Khách hàng, do chính sách chặn của bên nhận, hoặc do tên miền, địa chỉ IP của Khách hàng bị đưa vào danh sách đen vì hành vi gửi của chính Khách hàng.

4.2. Việc khôi phục uy tín địa chỉ IP hoặc tên miền bị ảnh hưởng do hành vi gửi của Khách hàng không thuộc phạm vi SLA và có thể được tính phí riêng theo báo giá.

4.3. Bảo trì theo kế hoạch được thông báo trước tối thiểu 48 (bốn mươi tám) giờ qua thư điện tử hoặc cổng quản trị. Thời gian bảo trì theo kế hoạch, bảo trì khẩn cấp vì lý do an toàn thông tin, sự kiện bất khả kháng và gián đoạn do lỗi của Khách hàng không được tính là thời gian vi phạm SLA.

4.4. Biện pháp khắc phục chính khi HiTechCloud không đạt mức dịch vụ cam kết là giảm trừ phí vào chu kỳ thanh toán tiếp theo theo thang bồi hoàn sau, tính trên phí Dịch vụ bị ảnh hưởng của chính chu kỳ xảy ra sự cố: chỉ tiêu cam kết tại Điều 4 thực tế thấp hơn mức cam kết nhưng đạt từ 99,0% trở lên — bồi hoàn 5% (năm phần trăm) phí dịch vụ của chu kỳ; đạt từ 98,0% đến dưới 99,0% — bồi hoàn 10% (mười phần trăm); đạt từ 95,0% đến dưới 98,0% — bồi hoàn 20% (hai mươi phần trăm); dưới 95,0% — bồi hoàn 30% (ba mươi phần trăm). Đối với chỉ tiêu cam kết không được biểu thị bằng tỷ lệ phần trăm (thời gian phản hồi, thời gian bàn giao, thời gian có mặt xử lý sự cố, RPO, RTO), mức bồi hoàn được xác định theo tỷ lệ vượt chỉ tiêu: vượt đến 100% — bồi hoàn 10%; vượt trên 100% đến 200% — bồi hoàn 25%; vượt trên 200% — bồi hoàn 50%. Tổng mức bồi hoàn cho một (01) chu kỳ đối với một (01) Dịch vụ không vượt quá 30% (ba mươi phần trăm) phí dịch vụ của chu kỳ đó, tính trên phí thực trả, không bao gồm thuế giá trị gia tăng, phí thiết lập ban đầu và phí bản quyền phần mềm của bên thứ ba. Trường hợp Dịch vụ cam kết đồng thời nhiều chỉ tiêu, việc không đạt bất kỳ chỉ tiêu nào đều làm phát sinh nghĩa vụ bồi hoàn; khi không đạt nhiều chỉ tiêu trong cùng một chu kỳ thì áp dụng mức bồi hoàn cao nhất, không cộng dồn. Khách hàng gửi yêu cầu bồi hoàn bằng văn bản hoặc qua hệ thống phiếu yêu cầu (ticket) trong thời hạn 30 (ba mươi) ngày kể từ ngày kết thúc chu kỳ thanh toán có sự cố; quá thời hạn này quyền yêu cầu bồi hoàn chấm dứt, nhưng quy định này không làm thay đổi thời hiệu khởi kiện mà pháp luật quy định là bắt buộc. HiTechCloud xác nhận tiếp nhận trong 01 (một) ngày làm việc và trả lời trong 07 (bảy) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, tối đa 15 (mười lăm) ngày làm việc đối với vụ việc phức tạp. Bảng mức giảm trừ, biểu giá và bảng mô tả gói dịch vụ được dẫn chiếu tại văn bản này phải được đính kèm Hợp đồng dưới dạng phụ lục có chữ ký của hai Bên hoặc được công bố tại địa chỉ xác định kèm mã tài liệu và phiên bản; nội dung dẫn chiếu tới tài liệu không được đính kèm và không xác định được nguồn thì không có giá trị ràng buộc đối với Khách hàng. Bồi hoàn theo khoản này là biện pháp khắc phục chính và không loại trừ quyền của Khách hàng được yêu cầu bồi thường thiệt hại, áp dụng các chế tài khác theo quy định của pháp luật đối với các trường hợp thuộc ngoại lệ của giới hạn trách nhiệm.

PHẦN V – PHÍ, THANH TOÁN VÀ GIA HẠN

Điều 5. Phí, thanh toán và gia hạn

5.1. Khách hàng thanh toán trước 100% giá trị chu kỳ dịch vụ trong vòng 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày HiTechCloud phát hành thông báo phí hoặc hóa đơn, trừ khi hợp đồng riêng giữa hai Bên quy định khác. Điều kiện thanh toán chi tiết áp dụng theo Chính sách Thanh toán công bố tại cổng tài liệu hỗ trợ.

5.2. Khoản phí chậm thanh toán chịu lãi chậm trả 0,05%/ngày (không phẩy không năm phần trăm một ngày) tính trên số tiền chậm trả và số ngày chậm thanh toán thực tế. HiTechCloud có quyền tạm ngưng Dịch vụ sau 07 (bảy) ngày kể từ ngày đến hạn mà chưa nhận được thanh toán và chấm dứt Dịch vụ sau 15 (mười lăm) ngày; Khách hàng vẫn có nghĩa vụ thanh toán toàn bộ phí phát sinh đến ngày chấm dứt.

5.3. Phí Dịch vụ được tính theo số hộp thư, dung lượng lưu trữ và/hoặc số thư điện tử gửi qua Email Relay; mức sử dụng đã phát sinh không được hoàn lại. Phí xử lý sự vụ khôi phục uy tín địa chỉ IP, phí thẩm định danh sách người nhận và phí mở hạn mức gửi vượt gói được báo giá riêng.

5.4. Toàn bộ mức phí, đơn giá và bảng giá do HiTechCloud công bố là giá chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT). Hóa đơn điện tử được phát hành theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP và Thông tư số 91/2026/TT-BTC; việc xử lý hóa đơn có sai sót được thực hiện theo trình tự quy định tại các văn bản này, trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức hoặc hộ kinh doanh thì hai Bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót trước khi điều chỉnh, thay thế.

5.5. Dịch vụ không tự động gia hạn, trừ khi Khách hàng đăng ký tính năng tự động gia hạn trên cổng dịch vụ. Thay đổi biểu giá cho chu kỳ gia hạn được thông báo trước tối thiểu 30 (ba mươi) ngày và không áp dụng hồi tố đối với chu kỳ đã thanh toán.

PHẦN VI – QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÁC BÊN

Điều 6. Quyền và nghĩa vụ của các Bên

6.1. HiTechCloud có nghĩa vụ: duy trì hệ thống lọc thư rác và mã độc; giám sát uy tín dải địa chỉ IP gửi; thông báo cho Khách hàng khi phát hiện dấu hiệu lạm dụng phát sinh từ tài khoản của Khách hàng; hỗ trợ kỹ thuật theo gói và thông báo trước các thay đổi ảnh hưởng đến khả năng gửi nhận.

6.2. Khách hàng chỉ gửi thư điện tử quảng cáo đến người nhận đã đồng ý trước việc nhận quảng cáo; phải ghi rõ nhãn quảng cáo, thông tin người quảng cáo và cơ chế từ chối nhận (unsubscribe) theo Nghị định số 91/2020/NĐ-CP. Yêu cầu từ chối nhận phải được xử lý trong thời hạn luật định và không được tiếp tục gửi sau đó.

6.3. Khách hàng chịu trách nhiệm chứng minh tính hợp pháp của việc thu thập địa chỉ thư điện tử của người nhận và phải xuất trình bằng chứng đồng ý khi có yêu cầu của HiTechCloud hoặc của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Khách hàng bồi hoàn cho HiTechCloud mọi thiệt hại, chi phí và chế tài hành chính phát sinh từ việc vi phạm nghĩa vụ này.

6.4. Khách hàng chịu trách nhiệm quản lý mật khẩu, bật xác thực đa yếu tố cho tài khoản quản trị và chịu trách nhiệm đối với thư điện tử được gửi từ tài khoản bị lộ do lỗi bảo mật phía mình. Mọi hoạt động phát sinh từ tài khoản của Khách hàng được coi là do Khách hàng thực hiện.

6.5. Trong quan hệ xử lý dữ liệu cá nhân phát sinh từ Dịch vụ (địa chỉ thư điện tử, nội dung thư, danh sách người nhận, nhật ký gửi nhận), Khách hàng là Bên Kiểm soát dữ liệu và HiTechCloud là Bên Xử lý dữ liệu; hai Bên ký Thỏa thuận xử lý dữ liệu (DPA) là phụ lục không tách rời của văn bản này.

PHẦN VII – SỬ DỤNG ĐƯỢC CHẤP NHẬN VÀ HÀNH VI BỊ CẤM

Điều 7. Sử dụng được chấp nhận và hành vi bị cấm

7.1. Khách hàng cam kết tuân thủ Chính sách Sử dụng được Chấp nhận (AUP). Ngoài các hành vi bị cấm chung, đối với Dịch vụ thư điện tử còn nghiêm cấm:

– Gửi thư điện tử rác, thư lừa đảo (phishing), giả mạo địa chỉ người gửi hoặc tiêu đề thư, phát tán mã độc qua tệp đính kèm hoặc liên kết.

– Sử dụng Email Relay làm open relay, gửi hộ bên thứ ba không được định danh, hoặc luân chuyển thư qua nhiều hệ thống nhằm né tránh cơ chế chống thư rác.

– Mua, bán, trao đổi, thuê hoặc sử dụng danh sách địa chỉ thư điện tử không có bằng chứng đồng ý của người nhận; hành vi mua bán dữ liệu cá nhân bị nghiêm cấm theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15.

– Tự ý mở hoặc sử dụng cổng SMTP 25 bằng biện pháp kỹ thuật vòng tránh khi chưa được HiTechCloud chấp thuận theo khoản 3.2.

7.2. Vi phạm quy định chống thư rác dẫn đến khóa Dịch vụ ngay lập tức, không hoàn phí và không phụ thuộc thủ tục thông báo trước, do tính chất lây lan và ảnh hưởng đến toàn bộ khách hàng dùng chung hạ tầng gửi.

7.3. Khiếu nại liên quan đến nội dung thư điện tử và quyền sở hữu trí tuệ được tiếp nhận, xử lý theo Chính sách Báo cáo lạm dụng và nội dung vi phạm; đầu mối tiếp nhận là abuse@photuesoftware.com.

7.4. Việc xử lý vi phạm (cảnh báo và yêu cầu khắc phục, hạ hạn mức gửi, tạm ngưng Dịch vụ, chấm dứt hợp đồng) được thực hiện theo Chính sách Tạm ngưng và Chấm dứt Dịch vụ. Hành vi phát tán thư điện tử rác và hành vi quảng cáo vi phạm có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo pháp luật hiện hành, trong đó có Nghị định số 174/2026/NĐ-CP và Nghị định số 87/2026/NĐ-CP.

PHẦN VIII – BẢO MẬT, DỮ LIỆU CÁ NHÂN VÀ NHẬT KÝ

Điều 8. Bảo mật, dữ liệu cá nhân và nhật ký hệ thống

8.1. Mỗi Bên cam kết bảo mật thông tin không công khai của Bên kia biết được trong quá trình cung cấp và sử dụng Dịch vụ, chỉ sử dụng cho mục đích thực hiện Dịch vụ; nghĩa vụ bảo mật tồn tại 03 (ba) năm sau khi Dịch vụ chấm dứt, trừ trường hợp pháp luật hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu cung cấp. Đối với thông tin cấu thành bí mật kinh doanh theo pháp luật về sở hữu trí tuệ và đối với dữ liệu cá nhân, nghĩa vụ bảo mật được duy trì vô thời hạn cho tới khi thông tin đó thuộc phạm vi công khai không do lỗi của Bên nhận thông tin hoặc cho tới khi pháp luật có quy định khác.

8.2. Việc xử lý dữ liệu cá nhân tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định số 356/2025/NĐ-CP. HiTechCloud chỉ xử lý dữ liệu cá nhân theo chỉ dẫn hợp pháp được ghi nhận của Khách hàng, áp dụng biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp, và thông báo cho Khách hàng bằng văn bản hoặc thư điện tử tới đầu mối đã đăng ký chậm nhất 24 (hai mươi bốn) giờ kể từ thời điểm phát hiện vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, với nội dung theo Điều 28 Nghị định số 356/2025/NĐ-CP, nhằm bảo đảm Khách hàng với tư cách Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân thực hiện được nghĩa vụ thông báo tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong thời hạn 72 (bảy mươi hai) giờ theo khoản 1 Điều 23 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15; đối với dữ liệu cá nhân mà HiTechCloud là Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, HiTechCloud trực tiếp thông báo tới Cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân chậm nhất 72 (bảy mươi hai) giờ kể từ khi phát hiện và lập biên bản xác nhận theo khoản 2 Điều 23 Luật số 91/2025/QH15; HiTechCloud gửi Khách hàng báo cáo nguyên nhân gốc và kế hoạch khắc phục trong thời hạn 15 (mười lăm) ngày kể từ ngày thông báo ban đầu và lưu giữ hồ sơ vi phạm tối thiểu 05 (năm) năm để Khách hàng thực hiện nghĩa vụ thông báo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

8.3. Nội dung thư điện tử của Khách hàng không bị HiTechCloud đọc thủ công; hệ thống chỉ quét tự động phục vụ lọc thư rác, chống mã độc và bảo đảm an toàn hệ thống. HiTechCloud chỉ cung cấp nội dung thư điện tử cho bên thứ ba khi có yêu cầu hợp pháp bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và thông báo cho Khách hàng trong phạm vi pháp luật cho phép.

8.4. Khách hàng, với tư cách Bên Kiểm soát dữ liệu, xây dựng và công bố quy trình, thủ tục, biểu mẫu tiếp nhận yêu cầu của chủ thể dữ liệu và đáp ứng trong thời hạn quy định tại Điều 5 Nghị định số 356/2025/NĐ-CP: phản hồi trong 02 (hai) ngày làm việc; thực hiện trong 10 ngày đối với yêu cầu xem, chỉnh sửa, cung cấp dữ liệu; 15 ngày đối với yêu cầu rút lại sự đồng ý, hạn chế xử lý, phản đối xử lý, áp dụng biện pháp bảo vệ; và 20 ngày đối với yêu cầu xóa dữ liệu. HiTechCloud phối hợp trong thời hạn cho phép Khách hàng đáp ứng đúng các mốc nêu trên.

8.5. HiTechCloud lưu nhật ký hệ thống phục vụ vận hành, đối soát và đáp ứng yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo pháp luật an ninh mạng, bao gồm nhật ký kết nối, nhật ký gửi nhận và thông tin định danh địa chỉ IP cấp phát cho Khách hàng, với thời hạn lưu trữ tối thiểu 12 (mười hai) tháng, bảo đảm tính toàn vẹn và bảo mật.

8.6. Khi hợp đồng chấm dứt, Khách hàng có 07 (bảy) ngày để tải hoặc xuất dữ liệu hộp thư ở định dạng phổ biến. Quá thời hạn này, HiTechCloud có quyền xóa vĩnh viễn toàn bộ dữ liệu và bản sao lưu mà không phải chịu trách nhiệm; dữ liệu đã xóa không thể khôi phục.

PHẦN IX – TUÂN THỦ CHUYÊN NGÀNH VỀ THƯ ĐIỆN TỬ QUẢNG CÁO

Điều 9. Nghĩa vụ tuân thủ chuyên ngành của Khách hàng

9.1. Khách hàng tự xác định mình có thuộc diện phải đăng ký tên định danh người gửi hay không và chịu trách nhiệm hoàn tất thủ tục trước khi gửi thư điện tử quảng cáo. HiTechCloud chỉ hỗ trợ về mặt thủ tục khi được yêu cầu bằng văn bản.

9.2. Khách hàng có nghĩa vụ lưu giữ, trong suốt thời gian sử dụng Dịch vụ và tối thiểu 01 (một) năm sau khi chấm dứt: bằng chứng đồng ý nhận quảng cáo của từng người nhận, nhật ký xử lý yêu cầu từ chối nhận, và mẫu nội dung quảng cáo đã gửi.

9.3. HiTechCloud có quyền yêu cầu Khách hàng cung cấp hồ sơ nêu tại khoản 9.2 trong vòng 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày nhận được khiếu nại của bên thứ ba hoặc yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Trường hợp Khách hàng không cung cấp được, HiTechCloud có quyền tạm ngưng tính năng gửi thư quảng cáo cho đến khi hồ sơ được bổ sung đầy đủ.

9.4. Khách hàng là tổ chức, doanh nghiệp vận hành nền tảng thuộc lĩnh vực phải liên kết tài khoản người dùng với tài khoản định danh điện tử theo Nghị định số 69/2024/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 320/2026/NĐ-CP) tự chịu trách nhiệm triển khai nghĩa vụ đó trên hệ thống của mình; Dịch vụ thư điện tử không thay thế nghĩa vụ này.

Biểu mẫu tham chiếu — trước khi nộp phải đối chiếu với mẫu chính thức và điều kiện hiện hành do cơ quan có thẩm quyền ban hành.

PHẦN X – TRÁCH NHIỆM, CHẤM DỨT VÀ HIỆU LỰC

Điều 10. Giới hạn trách nhiệm, chấm dứt và hiệu lực

10.1. Điều kiện tạm ngưng và chấm dứt Dịch vụ của mỗi Bên và hệ quả pháp lý được quy định tại Chính sách Tạm ngưng và Chấm dứt Dịch vụ. Khách hàng có quyền chấm dứt Dịch vụ trước hạn bằng thông báo bằng văn bản hoặc yêu cầu qua cổng khách hàng gửi trước tối thiểu 30 (ba mươi) ngày so với thời điểm mong muốn chấm dứt; thời hạn 30 (ba mươi) ngày này áp dụng thống nhất cho toàn bộ hệ thống điều khoản và chính sách của HiTechCloud. Quy định về thời hạn thông báo trước không áp dụng đối với Khách hàng là người tiêu dùng sử dụng dịch vụ liên tục có thời hạn từ 03 (ba) tháng trở lên hoặc không xác định thời hạn; trong trường hợp đó Khách hàng có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng tại bất kỳ thời điểm nào và chỉ phải thanh toán đối với phần Dịch vụ đã sử dụng theo khoản 3 Điều 42 Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng số 19/2023/QH15. HiTechCloud có quyền tạm ngưng một phần hoặc toàn bộ Dịch vụ khi: (i) Khách hàng chậm thanh toán quá 07 (bảy) ngày kể từ ngày đến hạn; (ii) Khách hàng vi phạm quy định về sử dụng được chấp nhận; (iii) có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; (iv) cần ngăn chặn khẩn cấp rủi ro an toàn thông tin cho hệ thống chung hoặc cho khách hàng khác. Thời gian tạm ngưng do lỗi của Khách hàng không tính vào SLA và không làm phát sinh nghĩa vụ hoàn phí.

10.2. Mỗi Bên có quyền chấm dứt Dịch vụ nếu Bên kia vi phạm nghĩa vụ cơ bản và không khắc phục trong 15 (mười lăm) ngày kể từ ngày nhận được thông báo bằng văn bản.

10.3. Tổng trách nhiệm bồi thường của HiTechCloud phát sinh từ hoặc liên quan đến Dịch vụ trong mọi trường hợp không vượt quá tổng phí Dịch vụ mà Khách hàng đã thực trả cho chu kỳ thanh toán gần nhất. HiTechCloud không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại gián tiếp, thiệt hại hệ quả, lợi nhuận bị mất, cơ hội kinh doanh bị mất, gián đoạn kinh doanh, tổn thất dữ liệu do lỗi của Khách hàng hoặc tổn hại uy tín thương mại. Giới hạn này không áp dụng đối với thiệt hại do lỗi cố ý của HiTechCloud và các trường hợp pháp luật không cho phép giới hạn trách nhiệm.

10.4. Không Bên nào chịu trách nhiệm về việc chậm trễ hoặc không thực hiện nghĩa vụ do sự kiện bất khả kháng theo Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13. Bên bị ảnh hưởng phải thông báo cho Bên kia trong vòng 05 (năm) ngày làm việc kể từ khi sự kiện xảy ra và nỗ lực khắc phục trong thời gian sớm nhất; nghĩa vụ thanh toán các khoản phí đã phát sinh trước thời điểm xảy ra sự kiện bất khả kháng không được miễn trừ.

10.5. Hợp đồng, phụ lục, biên bản và các văn bản giao dịch liên quan có thể được giao kết điện tử và ký bằng chữ ký số hợp lệ theo Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 và Nghị định số 23/2025/NĐ-CP, có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy có chữ ký trực tiếp và con dấu.

10.6. Văn bản này được điều chỉnh và giải thích theo pháp luật Việt Nam. Tranh chấp được giải quyết theo Quy trình Khiếu nại và Giải quyết tranh chấp; trường hợp không giải quyết được bằng thương lượng, hòa giải trong 30 (ba mươi) ngày thì được đưa ra Tòa án nhân dân có thẩm quyền tại Thành phố Hồ Chí Minh giải quyết.

10.7. Văn bản này có hiệu lực từ ngày 01/09/2026 và thay thế các phiên bản trước đó đối với nhóm dịch vụ thư điện tử doanh nghiệp. HiTechCloud có quyền sửa đổi với thông báo trước tối thiểu 30 (ba mươi) ngày trên https://hitechcloud.vn/tai-lieu-ho-tro/; trường hợp bất kỳ điều khoản nào bị tuyên vô hiệu, các điều khoản còn lại vẫn giữ nguyên hiệu lực.

Điều 11. Thông tin liên hệ

11.1. Đơn vị ban hành: Công ty Cổ phần Giải pháp Công nghệ và Phần mềm Phổ Tuệ (thương hiệu HiTechCloud), mã số thuế 0318222903, trụ sở tại 128 Đường Bình Mỹ, Xã Bình Mỹ, Thành phố Hồ Chí Minh.

– Tổng đài: 0865.920.041

– Thư điện tử liên hệ chung: contact@photuesoftware.vn

– Hỗ trợ khách hàng: cskh@photuesoftware.com

– Tiếp nhận báo cáo lạm dụng: abuse@photuesoftware.com

– Cổng dịch vụ: my.hitechcloud.vn — Cổng tài liệu hỗ trợ: https://hitechcloud.vn/tai-lieu-ho-tro/

11.2. Yêu cầu của chủ thể dữ liệu và đầu mối về bảo vệ dữ liệu cá nhân được tiếp nhận theo Chính sách Bảo mật và Bảo vệ dữ liệu cá nhân công bố tại cổng tài liệu hỗ trợ.

Điều 12. Điều khoản áp dụng kèm Hợp đồng

Điều khoản này là bộ phận không tách rời của Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký giữa hai Bên; trường hợp có mâu thuẫn, Hợp đồng và các phụ lục ký trực tiếp được ưu tiên áp dụng, tiếp đến là văn bản này, sau cùng là các chính sách chung công bố trên website.

Các nội dung thương mại cụ thể (phạm vi, cấu hình, đơn giá, chu kỳ thanh toán, thời hạn, đầu mối liên hệ kỹ thuật, danh mục hạng mục bàn giao) được ghi nhận tại Hợp đồng và các phụ lục kèm theo: ……………………………

Công ty bổ sung: các nội dung để trống nêu trên do hai Bên thoả thuận và điền khi ký kết; hạn mức gửi và tình trạng cổng SMTP 25 được ghi nhận tại phụ lục kỹ thuật.

Tài liệu do HiTechCloud ban hành và có thể sửa đổi với thông báo trước 30 ngày trên website chính thức.

---

Chuẩn hóa theo quy định pháp luật

Bảo lưu các chế tài theo pháp luật thương mại

Việc áp dụng bồi hoàn dịch vụ hoặc giới hạn trách nhiệm theo văn bản này không làm mất quyền của Bên bị vi phạm được áp dụng các chế tài khác theo Điều 292 Luật Thương mại số 36/2005/QH11, bao gồm buộc thực hiện đúng hợp đồng, phạt vi phạm, buộc bồi thường thiệt hại, tạm ngừng thực hiện hợp đồng, đình chỉ thực hiện hợp đồng và hủy bỏ hợp đồng. Lãi chậm thanh toán theo Điều 306 Luật Thương mại là chế định độc lập, không thuộc phạm vi giới hạn mức phạt 8% quy định tại Điều 301 Luật này.

Căn cứ pháp luật quản lý thuế

Các nội dung về kê khai, nộp thuế và nghĩa vụ quản lý thuế phát sinh theo văn bản này thực hiện theo Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, Nghị định số 252/2026/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế và Thông tư số 89/2026/TT-BTC. Nội dung về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thực hiện theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP và Thông tư số 91/2026/TT-BTC.

CĂN CỨ PHÁP LÝ

– Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015, có hiệu lực từ ngày 01/01/2017;

– Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/6/2005, có hiệu lực từ ngày 01/01/2006;

– Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 ngày 22/6/2023, có hiệu lực từ ngày 01/7/2024 và Nghị định số 23/2025/NĐ-CP ngày 21/02/2025 của Chính phủ quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy, có hiệu lực từ ngày 10/4/2025;

– Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 ngày 26/6/2025 và Nghị định số 356/2025/NĐ-CP ngày 31/12/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, cùng có hiệu lực từ ngày 01/01/2026;

– Luật An ninh mạng số 116/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026 (thay thế khung pháp luật về an ninh mạng và an toàn thông tin mạng áp dụng giai đoạn trước);

– Nghị định số 333/2026/NĐ-CP ngày 19/8/2026 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật An ninh mạng; Nghị định số 331/2026/NĐ-CP ngày 19/8/2026 về bảo vệ an ninh mạng đối với hệ thống thông tin; Nghị định số 330/2026/NĐ-CP ngày 19/8/2026 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh mạng và bảo vệ dữ liệu cá nhân;

– Luật Viễn thông số 24/2023/QH15 ngày 24/11/2023 và Nghị định số 163/2024/NĐ-CP ngày 24/12/2024 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Viễn thông; Nghị định số 147/2024/NĐ-CP ngày 09/11/2024 về quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet và thông tin trên mạng;

– Nghị định số 91/2020/NĐ-CP ngày 14/8/2020 của Chính phủ về chống tin nhắn rác, thư điện tử rác, cuộc gọi rác, có hiệu lực từ ngày 01/10/2020 (Điều 24 đến Điều 26 về đăng ký tên định danh người gửi);

– Luật Quảng cáo số 16/2012/QH13, được sửa đổi, bổ sung; Nghị định số 87/2026/NĐ-CP ngày 27/3/2026 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực văn hóa và quảng cáo, có hiệu lực từ ngày 15/5/2026;

– Nghị định số 174/2026/NĐ-CP ngày 15/5/2026 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bưu chính, viễn thông, tần số vô tuyến điện, giao dịch điện tử và công nghệ thông tin, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026;

– Thông tư số 42/2025/TT-BKHCN ngày 30/11/2025 của Bộ Khoa học và Công nghệ về công bố sự phù hợp tiêu chuẩn trung tâm dữ liệu, có hiệu lực từ ngày 01/02/2026 (nghĩa vụ công bố thuộc về đơn vị vận hành trung tâm dữ liệu);

– Luật Dữ liệu số 60/2024/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025 và Nghị định số 165/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 quy định chi tiết một số điều của Luật Dữ liệu (dữ liệu cốt lõi chỉ được chuyển ra nước ngoài sau khi có kết quả của Bộ Công an; dữ liệu quan trọng phải thông báo trước 15 ngày);

– Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026; Nghị định số 254/2026/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ và Thông tư số 91/2026/TT-BTC hướng dẫn thi hành, áp dụng từ ngày 01/7/2026; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng số 149/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026;

– Luật Thương mại điện tử số 122/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026 và Nghị định số 248/2026/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Thương mại điện tử, áp dụng đối với việc đặt hàng, giao kết hợp đồng, thanh toán và cung ứng Dịch vụ được thực hiện trên nền tảng số của HiTechCloud; và hệ thống Thoả thuận Sử dụng Dịch vụ, Cam kết Mức độ Dịch vụ (SLA), Chính sách Sử dụng được Chấp nhận (AUP), Chính sách Thanh toán, Chính sách Tạm ngưng và Chấm dứt Dịch vụ, Phụ lục Xử lý Dữ liệu Cá nhân (DPA) và các chính sách khác của HiTechCloud công bố tại https://hitechcloud.vn/tai-lieu-ho-tro/.