Phần lớn kế hoạch chuyển đổi số ở doanh nghiệp vừa và nhỏ thất bại trước khi chạm tới công nghệ. Nguyên nhân hiếm khi là chọn sai phần mềm. Nguyên nhân thường gặp hơn là dự án bắt đầu từ phần hấp dẫn nhất, tức bảng điều khiển, tự động hoá, phân tích, trong khi nền móng bên dưới vẫn là dữ liệu khách hàng nằm rải rác ở ba nơi với ba cách viết tên khác nhau.
Bài viết này mô tả một lộ trình mười hai tháng đi theo thứ tự ngược lại: bắt đầu bằng những việc không có gì hấp dẫn nhưng quyết định toàn bộ kết quả về sau. Đây không phải công thức áp dụng cho mọi doanh nghiệp, mà là một trình tự đã tỏ ra bền hơn so với cách làm theo phong trào.
Ba việc không hấp dẫn quyết định kết quả
Dữ liệu chủ
Dữ liệu chủ là các thực thể mà nhiều hệ thống cùng tham chiếu: khách hàng, sản phẩm, nhà cung cấp, nhân viên, đơn vị tổ chức. Nếu mỗi hệ thống có định danh riêng và không hệ thống nào là nguồn chuẩn, mọi báo cáo tổng hợp về sau đều sẽ sai và không ai chứng minh được sai ở đâu.
Việc cần làm không phức tạp nhưng tốn công: chọn một nguồn chuẩn cho từng loại thực thể, định nghĩa khoá định danh, thống nhất quy tắc viết tên và địa chỉ, xử lý trùng lặp, và quy định ai được tạo bản ghi mới. Bước cuối cùng thường bị bỏ qua và là bước quyết định việc dữ liệu có bẩn trở lại sau sáu tháng hay không.
Một mẹo thực tế: đừng cố làm sạch toàn bộ dữ liệu lịch sử ngay từ đầu. Hãy làm sạch phần đang được dùng hằng ngày, khoá quy tắc tạo bản ghi mới để dữ liệu không bẩn thêm, rồi xử lý phần lịch sử dần theo nhu cầu báo cáo. Dự án nào bắt đầu bằng việc chuẩn hoá mười năm dữ liệu cũ thường dừng lại ở đó.
Tài liệu quy trình
Rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vận hành bằng tri thức nằm trong đầu vài người. Điều đó hoạt động tốt cho tới khi cần tự động hoá, vì không thể tự động hoá một quy trình chưa được viết ra. Mức tài liệu cần thiết không cao: với mỗi quy trình lõi, mô tả các bước, ai chịu trách nhiệm ở mỗi bước, dữ liệu đầu vào và đầu ra, và các trường hợp ngoại lệ thường gặp. Chính phần ngoại lệ mới là phần làm hỏng các dự án tự động hoá, vì nó chiếm phần lớn thời gian xử lý thực tế nhưng không xuất hiện trong sơ đồ ban đầu.
Rời khỏi bảng tính
Bảng tính là công cụ tốt để suy nghĩ và là hạ tầng vận hành tệ. Vấn đề không phải tính năng mà là không có phiên bản duy nhất, không có kiểm soát truy cập, không có nhật ký thay đổi và không có ràng buộc dữ liệu. Không cần loại bỏ toàn bộ bảng tính; cần chuyển những bảng tính đang đóng vai trò cơ sở dữ liệu, tức những bảng nhiều người cùng sửa và có bản ghi được tham chiếu bởi bộ phận khác. Cách nhận diện nhanh: nếu một tệp có tên kèm hậu tố ngày tháng và tồn tại nhiều biến thể trong hộp thư, thì nó đang là hạ tầng vận hành chứ không còn là công cụ cá nhân.
Lộ trình mười hai tháng
| Giai đoạn | Mục tiêu | Kết quả bàn giao |
|---|---|---|
| Tháng 1 đến 3 | Kiểm kê và làm sạch nền | Danh mục hệ thống, từ điển dữ liệu chủ, tài liệu ba quy trình lõi |
| Tháng 4 đến 6 | Đưa một quy trình lõi lên hệ thống | Một quy trình chạy thật, dữ liệu chủ có nguồn chuẩn |
| Tháng 7 đến 9 | Tích hợp và báo cáo | Kết nối giữa hai hệ thống, bộ báo cáo vận hành được tin cậy |
| Tháng 10 đến 12 | Mở rộng và chuyển sang vận hành | Quy trình thứ hai, quy chuẩn dữ liệu, kế hoạch sao lưu và khôi phục |
Tháng 1 đến 3: kiểm kê và làm sạch nền
Liệt kê mọi hệ thống đang dùng, kể cả các công cụ do từng phòng tự mua. Với mỗi hệ thống, ghi lại ai sở hữu, dữ liệu gì nằm trong đó, chi phí hàng năm, và nó nối với hệ thống nào. Song song, chọn ba quy trình lõi có tác động lớn nhất tới doanh thu hoặc chi phí và viết tài liệu cho chúng. Kết thúc giai đoạn này bạn nên có một bức tranh đủ rõ để biết nên bắt đầu từ đâu, và thường bức tranh đó khác với giả định ban đầu.
Tháng 4 đến 6: một quy trình, chạy thật
Chọn đúng một quy trình. Tiêu chí chọn: đo được, thuộc quyền quyết định của một người, và có người dùng đủ động lực để chịu đựng giai đoạn chuyển đổi. Triển khai trọn vẹn quy trình đó gồm nhập liệu, xử lý ngoại lệ, phân quyền và báo cáo cơ bản. Đừng chạy song song ba dự án ở giai đoạn này; một kết quả thật có sức thuyết phục hơn ba bản thử nghiệm dở dang.
Tháng 7 đến 9: tích hợp và báo cáo
Đây là giai đoạn giá trị bắt đầu xuất hiện, và cũng là giai đoạn công việc dữ liệu chủ ở đầu dự án trả cổ tức. Kết nối hệ thống mới với hệ thống kế toán hoặc bán hàng hiện có, xây một bộ báo cáo nhỏ mà lãnh đạo thật sự dùng, và quan trọng nhất là đối chiếu số trên báo cáo với số trên sổ sách cho tới khi khớp. Một báo cáo không khớp sổ sách sẽ bị bỏ dùng trong vòng vài tuần và rất khó lấy lại niềm tin.
Tháng 10 đến 12: mở rộng và chuyển sang vận hành
Áp dụng cùng khuôn mẫu cho quy trình thứ hai, nhưng lần này với chi phí thấp hơn vì đã có nền. Đồng thời chuyển dự án sang trạng thái vận hành: quy định ai quản trị hệ thống, chu kỳ rà soát quyền truy cập, quy trình sao lưu và một bài kiểm tra khôi phục thật sự được chạy chứ không chỉ được lên lịch.
Đây cũng là lúc quyết định số phận của các hệ thống đã bị thay thế. Để một ứng dụng cũ tiếp tục chạy vì thỉnh thoảng vẫn có người mở là cách doanh nghiệp trả tiền cho hai hệ thống mà không tin hệ thống nào. Hãy ấn định ngày dừng, xuất dữ liệu lịch sử ra một kho lưu trữ đọc được, và thông báo cho những người từng dùng biết kho đó nằm ở đâu.
Chỉ số nên theo dõi
- Thời gian chu kỳ của quy trình đã đưa lên hệ thống, đo trước và sau.
- Tỷ lệ bản ghi trùng lặp trong dữ liệu chủ.
- Số giờ nhập liệu thủ công mỗi tháng.
- Số ngày để chốt số liệu cuối tháng.
- Tỷ lệ báo cáo khớp với sổ sách mà không cần điều chỉnh tay.
Tránh các chỉ số dạng số người dùng đã được cấp tài khoản hoặc số tính năng đã triển khai. Chúng dễ đạt và không phản ánh giá trị.
Khi doanh nghiệp chưa sẵn sàng cam kết
Không phải lúc nào ban lãnh đạo cũng phê duyệt một lộ trình mười hai tháng, và đó là phản ứng hợp lý nếu chưa từng thấy kết quả. Trong trường hợp đó, đừng ép cam kết lớn. Hãy làm phiên bản tối thiểu:
- Chọn một điểm đau đo được và giới hạn phạm vi trong chín mươi ngày.
- Vẫn làm phần dữ liệu chủ, nhưng chỉ cho các thực thể mà điểm đau đó chạm tới.
- Ưu tiên công cụ có thể xuất toàn bộ dữ liệu ra định dạng mở, để nếu dừng lại thì không mất gì.
- Tránh hợp đồng dài hạn và tránh tuỳ biến sâu ở giai đoạn này.
- Đặt trước tiêu chí thành công và tiêu chí dừng, đồng ý bằng văn bản với người tài trợ dự án.
- Ghi lại toàn bộ tài liệu quy trình đã viết, vì phần đó giữ nguyên giá trị kể cả khi đổi công cụ.
Một kết quả nhỏ nhưng đo được sau ba tháng thường mở ra ngân sách cho phần còn lại hiệu quả hơn bất kỳ bài trình bày nào.
Dấu hiệu dự án đang đi chệch
- Buổi họp nào cũng bàn về tính năng, không buổi nào bàn về dữ liệu.
- Người dùng vẫn duy trì bảng tính song song sau khi hệ thống mới chạy.
- Không ai gọi tên được người sở hữu nghiệp vụ của hệ thống mới.
- Báo cáo mới không khớp với sổ kế toán và không ai truy được nguyên nhân.
- Phạm vi mở rộng thêm ở mỗi cuộc họp mà mốc thời gian không đổi.
Vai trò của hạ tầng
Hạ tầng không phải phần khó nhất của chuyển đổi số, nhưng nó là phần dễ làm hỏng những phần khác nếu bị bỏ qua. Ở quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ, ba yêu cầu tối thiểu là: sao lưu có kiểm chứng bằng bài khôi phục thật, phân quyền theo vai trò thay vì tài khoản dùng chung, và khả năng mở rộng dung lượng mà không phải dừng hệ thống. Những thứ phức tạp hơn có thể để sau, nhưng ba thứ này nên có ngay từ giai đoạn đầu.
HiTechCloud có thể hỗ trợ gì
HiTechCloud là đối tác của AWS, Google Premier Partner và vận hành hạ tầng đặt trong nước. Chúng tôi có thể hỗ trợ kiểm kê hệ thống, xây dựng từ điển dữ liệu chủ, phát triển và tích hợp phần mềm cho các quy trình nghiệp vụ, cũng như triển khai hạ tầng, sao lưu và quy trình khôi phục cho các hệ thống đó.
