Company policies

Chính sách Chống rửa tiền và Phong toả tài sản

Documentation codeCSPL-15

Version2.0

Effective date01/09/2026

Review date01/09/2027

Department in chargeLegal

Chính sách này là bộ phận không tách rời của Thoả thuận Sử dụng Dịch vụ và là văn bản gốc quy định nghĩa vụ nhận biết khách hàng phục vụ mục đích phòng, chống rửa tiền.

PHẦN I – PHẠM VI VÀ MỤC ĐÍCH

Article 1. Purpose and scope of application

1.1. Chính sách này được ban hành nhằm phòng ngừa, phát hiện, ngăn chặn việc sử dụng Dịch vụ của HiTechCloud cho mục đích rửa tiền, tài trợ khủng bố, tài trợ phổ biến vũ khí hủy diệt hàng loạt và các hành vi vi phạm pháp luật khác liên quan tới tài chính.

1.2. Chính sách áp dụng cho toàn bộ Khách hàng, đối tác, đại lý, cộng tác viên và mọi giao dịch thanh toán phát sinh trong quan hệ với HiTechCloud, bao gồm giao dịch chuyển khoản, thanh toán trực tuyến và bù trừ công nợ.

1.3. Chính sách này được xây dựng trên cơ sở pháp luật về phòng, chống rửa tiền và các văn bản hướng dẫn thi hành, đồng thời tham chiếu các chuẩn mực quốc tế được Việt Nam thừa nhận.

PHẦN II – NGUYÊN TẮC THỰC HIỆN

Điều 2. Nguyên tắc tiếp cận trên cơ sở rủi ro

2.1. HiTechCloud áp dụng phương pháp tiếp cận trên cơ sở rủi ro: mức độ nhận biết, xác minh và giám sát khách hàng tương xứng với mức rủi ro được đánh giá theo loại khách hàng, loại Dịch vụ, giá trị giao dịch, phương thức thanh toán và khu vực địa lý.

2.2. HiTechCloud không thiết lập hoặc duy trì quan hệ với khách hàng ẩn danh, khách hàng sử dụng tên giả, tổ chức không xác định được chủ sở hữu hưởng lợi, hoặc khách hàng từ chối cung cấp thông tin định danh theo yêu cầu.

2.3. Mọi cán bộ, nhân viên của HiTechCloud có nghĩa vụ tuân thủ Chính sách này, không được tiết lộ cho khách hàng hoặc bên thứ ba về việc một giao dịch đang bị xem xét, báo cáo là giao dịch đáng ngờ.

PHẦN III – NHẬN BIẾT KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN (KYC)

Điều 3. Thông tin và phương thức xác minh đối với cá nhân

3.1. Đối với Khách hàng là cá nhân, HiTechCloud thu thập và xác minh: họ và tên; ngày, tháng, năm sinh; quốc tịch; số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp; địa chỉ nơi cư trú; số điện thoại và địa chỉ thư điện tử liên hệ.

3.2. Việc xác minh được thực hiện thông qua đối chiếu giấy tờ tùy thân bản gốc hoặc bản sao hợp lệ, dữ liệu định danh điện tử hợp pháp, hoặc thông qua quy trình eKYC với xác thực sinh trắc học khuôn mặt so khớp với ảnh trên giấy tờ.

3.3. Đối với khách hàng là người nước ngoài, khách hàng thuộc nhóm rủi ro cao hoặc khách hàng là cá nhân có ảnh hưởng chính trị, HiTechCloud áp dụng biện pháp nhận biết tăng cường, bao gồm xác minh nguồn tiền, mục đích sử dụng Dịch vụ và phê duyệt của cấp quản lý.

3.4. Việc thu thập và xử lý dữ liệu sinh trắc học, dữ liệu định danh phục vụ eKYC được thực hiện theo pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân và Chính sách Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân của HiTechCloud.

PHẦN IV – NHẬN BIẾT KHÁCH HÀNG TỔ CHỨC (KYB) VÀ EKYC

Điều 4. Thông tin và hồ sơ pháp lý đối với tổ chức

4.1. Đối với Khách hàng là tổ chức, HiTechCloud thu thập và xác minh: tên đầy đủ và tên viết tắt; mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế; địa chỉ trụ sở chính; lĩnh vực hoạt động; thông tin người đại diện theo pháp luật và thông tin chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp và phòng, chống rửa tiền.

4.2. Hồ sơ pháp lý bắt buộc bao gồm: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ pháp lý tương đương; giấy tờ tùy thân của người đại diện; văn bản ủy quyền hợp lệ nếu người giao dịch không phải người đại diện theo pháp luật.

4.3. eKYC là bắt buộc đối với các Dịch vụ có yêu cầu định danh theo pháp luật chuyên ngành và đối với mọi giao dịch có giá trị lớn; HiTechCloud có quyền yêu cầu thực hiện lại eKYC định kỳ hoặc khi phát hiện thông tin có dấu hiệu thay đổi, không chính xác.

4.4. Khách hàng có nghĩa vụ cập nhật thông tin định danh trong thời hạn 10 (mười) ngày kể từ ngày có thay đổi; việc không cập nhật là căn cứ để HiTechCloud tạm ngưng Dịch vụ theo Chính sách Tạm ngưng và Chấm dứt Dịch vụ hoặc từ chối giao dịch.

PHẦN V – NHẬN BIẾT VÀ XỬ LÝ GIAO DỊCH ĐÁNG NGỜ

Điều 5. Dấu hiệu đáng ngờ và biện pháp rà soát

5.1. HiTechCloud thực hiện giám sát giao dịch nhằm phát hiện dấu hiệu đáng ngờ, bao gồm: giao dịch có giá trị lớn bất thường so với quy mô và nhu cầu sử dụng Dịch vụ thực tế của Khách hàng; chia nhỏ giao dịch nhằm tránh ngưỡng báo cáo; thanh toán từ nhiều tài khoản không liên quan cho cùng một Khách hàng.

5.2. Các dấu hiệu đáng ngờ khác gồm: khách hàng không quan tâm tới chi phí Dịch vụ, sẵn sàng chấp nhận điều kiện bất lợi; yêu cầu hoàn tiền về tài khoản khác với tài khoản đã thanh toán; sử dụng Dịch vụ cho hoạt động không phù hợp với ngành nghề đăng ký; hoặc từ chối giải trình nguồn tiền.

5.3. Đối với giao dịch có giá trị lớn theo mức do pháp luật quy định và mọi giao dịch có dấu hiệu đáng ngờ, HiTechCloud thực hiện rà soát tăng cường, yêu cầu Khách hàng giải trình bằng văn bản kèm chứng từ chứng minh nguồn gốc hợp pháp của tiền.

5.4. Trong thời gian rà soát, HiTechCloud có quyền tạm hoãn thực hiện giao dịch hoặc tạm ngưng cung cấp Dịch vụ mà không phải chịu trách nhiệm bồi thường đối với thiệt hại phát sinh cho Khách hàng.

PHẦN VI – SÀNG LỌC DANH SÁCH CẤM VẬN VÀ DANH SÁCH ĐEN

Điều 6. Sàng lọc và xử lý trùng khớp

6.1. HiTechCloud thực hiện sàng lọc Khách hàng, người đại diện và chủ sở hữu hưởng lợi đối chiếu với danh sách tổ chức, cá nhân liên quan tới khủng bố, tài trợ khủng bố do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam công bố, và các danh sách cấm vận quốc tế được áp dụng.

6.2. Việc sàng lọc được thực hiện tại thời điểm thiết lập quan hệ và định kỳ trong quá trình cung cấp Dịch vụ, cũng như ngay khi có cập nhật danh sách từ cơ quan có thẩm quyền.

6.3. Trường hợp phát hiện trùng khớp hoặc nghi ngờ trùng khớp, HiTechCloud lập tức áp dụng biện pháp trì hoãn giao dịch, phong tỏa tài khoản Dịch vụ và báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

PHẦN VII – QUYỀN TỪ CHỐI, TRÌ HOÃN VÀ PHONG TỎA

Điều 7. Quyền áp dụng biện pháp và miễn trừ trách nhiệm

7.1. HiTechCloud có quyền từ chối thiết lập quan hệ, từ chối thực hiện giao dịch hoặc chấm dứt quan hệ với Khách hàng khi không thể hoàn tất việc nhận biết khách hàng, khi Khách hàng cung cấp thông tin sai lệch, hoặc khi việc cung cấp Dịch vụ có thể vi phạm quy định về phòng, chống rửa tiền.

7.2. HiTechCloud thực hiện trì hoãn giao dịch, phong tỏa tài khoản, niêm phong hoặc tạm giữ tài sản khi có căn cứ theo quy định của pháp luật về phòng, chống rửa tiền hoặc khi có quyết định, yêu cầu bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

7.3. Khách hàng đồng ý rằng việc HiTechCloud thực hiện các biện pháp nêu trên theo đúng quy định pháp luật không cấu thành vi phạm hợp đồng và không làm phát sinh nghĩa vụ bồi thường của HiTechCloud dưới bất kỳ hình thức nào.

PHẦN VIII – BÁO CÁO, LƯU TRỮ HỒ SƠ VÀ ĐÀO TẠO

Điều 8. Nghĩa vụ báo cáo và lưu trữ

8.1. HiTechCloud thực hiện báo cáo giao dịch có giá trị lớn, giao dịch đáng ngờ, giao dịch chuyển tiền điện tử tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo hình thức, thời hạn và nội dung do pháp luật quy định.

8.2. Hồ sơ nhận biết khách hàng, chứng từ giao dịch, kết quả rà soát và báo cáo được lưu trữ tối thiểu 05 (năm) năm kể từ ngày kết thúc giao dịch hoặc ngày đóng tài khoản Dịch vụ, phù hợp với quy định của pháp luật về phòng, chống rửa tiền và pháp luật về kế toán.

8.3. HiTechCloud phân công cán bộ đầu mối phụ trách phòng, chống rửa tiền, tổ chức đào tạo định kỳ cho nhân viên có liên quan và rà soát, cập nhật Chính sách này tối thiểu mỗi 12 (mười hai) tháng.

8.4. Việc xử lý dữ liệu cá nhân thu thập theo Chính sách này tuân thủ pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân và Chính sách Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân; nghĩa vụ báo cáo và lưu trữ theo pháp luật phòng, chống rửa tiền là căn cứ pháp lý cho việc xử lý dữ liệu.

PHẦN IX – HIỆU LỰC, CHẾ TÀI VÀ LUẬT ÁP DỤNG

Điều 9. Chế tài và hiệu lực

9.1. Khách hàng vi phạm quy định về phòng, chống rửa tiền có thể bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự về tội rửa tiền theo Bộ luật Hình sự, ngoài việc bị chấm dứt Dịch vụ và không được hoàn lại phí đã thanh toán.

9.2. Văn bản này thay thế các phiên bản trước đó về cùng nội dung. Cơ chế sửa đổi, bổ sung thực hiện theo Điều 6 Tổng hợp Chính sách và Văn bản pháp lý.

9.3. Văn bản này được điều chỉnh và giải thích theo pháp luật Việt Nam; trình tự khiếu nại và giải quyết tranh chấp thực hiện theo Quy trình Khiếu nại và Giải quyết Tranh chấp.

Cập nhật theo khung pháp lý 2026-2027

Phần này bổ sung các nội dung bắt buộc theo pháp luật có hiệu lực trong năm 2026-2027 và là bộ phận không tách rời của văn bản. Trường hợp có mâu thuẫn với nội dung phía trên, phần này được ưu tiên áp dụng.

Thông báo sự cố an toàn thông tin và vi phạm dữ liệu cá nhân

Khi phát hiện sự cố an toàn thông tin hoặc sự cố lộ, mất, xâm phạm dữ liệu cá nhân có ảnh hưởng đến dữ liệu của Khách hàng, HiTechCloud thực hiện:

Thông báo cho Khách hàng không chậm hơn 24 (hai mươi bốn) giờ kể từ thời điểm phát hiện, qua kênh liên hệ khẩn cấp đã đăng ký, kèm thông tin ban đầu về thời điểm, phạm vi, loại dữ liệu bị ảnh hưởng và biện pháp đã triển khai;
Phối hợp với Khách hàng thực hiện nghĩa vụ thông báo cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong thời hạn 72 (bảy mươi hai) giờ theo Điều 23 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định số 356/2025/NĐ-CP, và thông báo cho chủ thể dữ liệu khi pháp luật yêu cầu;
Cung cấp báo cáo điều tra nguyên nhân gốc và kế hoạch khắc phục trong vòng 15 (mười lăm) ngày kể từ ngày thông báo ban đầu;
Không đưa ra công bố công khai gắn tên Khách hàng về sự cố nếu chưa có sự thống nhất bằng văn bản, trừ trường hợp pháp luật bắt buộc.

Khách hàng có nghĩa vụ đối ứng tương tự trong vòng 24 giờ đối với sự cố phát sinh từ phía Khách hàng có ảnh hưởng đến hệ thống của HiTechCloud.

Tuân thủ pháp luật thương mại điện tử

Hoạt động cung cấp dịch vụ qua website, ứng dụng di động và nền tảng số của HiTechCloud tuân thủ E-commerce Law No. 122/2025/QH15 (Luật Thương mại điện tử) and Nghị định số 248/2026/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Thương mại điện tử, bao gồm nghĩa vụ công bố thông tin về chủ thể cung cấp dịch vụ, giá và điều kiện giao dịch chung, quy trình giao kết hợp đồng điện tử cho phép Khách hàng rà soát và xác nhận nội dung trước khi giao kết, lưu trữ chứng từ giao dịch, và cơ chế tiếp nhận, giải quyết khiếu nại.

Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và nghĩa vụ thuế

HiTechCloud lập và gửi hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, Nghị định số 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử and Thông tư số 91/2026/TT-BTC. Các nội dung về quản lý thuế thực hiện theo Nghị định số 252/2026/NĐ-CP and Thông tư số 89/2026/TT-BTC.

Hóa đơn được lập tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc tại thời điểm thu tiền, tùy thời điểm nào đến trước; dịch vụ theo chu kỳ thì lập theo từng chu kỳ đã thỏa thuận.
Khách hàng cung cấp chính xác thông tin định danh phục vụ lập hóa đơn và thông báo thay đổi trong 05 (năm) ngày làm việc.
Hóa đơn có sai sót được thông báo trong 03 (ba) ngày làm việc và xử lý theo trình tự tại Nghị định số 254/2026/NĐ-CP và Thông tư số 91/2026/TT-BTC.
Báo giá, đề nghị thanh toán, biên bản bàn giao, nghiệm thu, đối soát công nợ được lập dưới dạng chứng từ điện tử ký số, có giá trị pháp lý tương đương chứng từ giấy theo Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 và Nghị định số 23/2025/NĐ-CP.

Ngoại lệ của giới hạn trách nhiệm

Giới hạn trách nhiệm quy định tại văn bản này không áp dụng đối với: (i) thiệt hại phát sinh từ hành vi cố ý hoặc gian lận của một Bên hoặc của người do Bên đó sử dụng; (ii) vi phạm nghĩa vụ bảo mật thông tin và nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân; (iii) hành vi xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của Bên kia hoặc của bên thứ ba; (iv) thiệt hại về tính mạng, sức khỏe của con người; (v) nghĩa vụ hoàn trả các khoản tiền mà một Bên đang giữ hộ hoặc đã thu nhưng không có căn cứ; (vi) các trách nhiệm mà pháp luật không cho phép loại trừ hoặc giới hạn.

Việc giới hạn trách nhiệm không làm mất quyền của Bên bị vi phạm được áp dụng các chế tài khác theo Điều 292 Luật Thương mại số 36/2005/QH11.

Mức trần trách nhiệm, các ngoại lệ và biện pháp bồi thường

Các quy định dưới đây được áp dụng theo Phụ lục cập nhật Tiêu chuẩn pháp lý năm 2026 và Phụ lục cập nhật Điều khoản dịch vụ năm 2026 do HiTechCloud ban hành, áp dụng thống nhất cho toàn bộ hệ thống điều khoản, tiêu chuẩn pháp lý dịch vụ và chính sách của HiTechCloud. Trường hợp có mâu thuẫn với nội dung phía trên, quy định tại phần này được áp dụng.

Tổng trách nhiệm bồi thường của HiTechCloud phát sinh từ hoặc liên quan đến Dịch vụ, với mọi căn cứ pháp lý cộng gộp, không vượt quá tổng phí dịch vụ mà Khách hàng đã thực trả cho chu kỳ thanh toán gần nhất trước thời điểm phát sinh sự kiện gây thiệt hại. Đây là công thức thống nhất cho toàn bộ hệ thống văn bản của HiTechCloud; mọi công thức khác quy định tại văn bản này được hiểu theo công thức này.

Giới hạn trách nhiệm nêu trên KHÔNG áp dụng đối với: (i) lỗi cố ý hoặc gian lận; (ii) vi phạm nghĩa vụ bảo mật và bảo vệ dữ liệu cá nhân; (iii) xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ; (iv) thiệt hại về tính mạng, sức khỏe; (v) hoàn trả tiền giữ hộ hoặc thu không có căn cứ; (vi) trách nhiệm mà pháp luật không cho phép loại trừ.

Biện pháp giảm trừ phí khi vi phạm cam kết mức độ dịch vụ là biện pháp bồi thường chính, không phải biện pháp duy nhất; Khách hàng bảo lưu quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại thực tế theo Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 và Luật Thương mại số 36/2005/QH11 trong các trường hợp nêu tại đoạn trên.

Yêu cầu bồi hoàn, giảm trừ phí theo cam kết mức độ dịch vụ được Khách hàng gửi bằng văn bản hoặc qua hệ thống phiếu yêu cầu (ticket) trong thời hạn 30 (ba mươi) ngày kể từ ngày kết thúc chu kỳ thanh toán có sự cố. Trường hợp sự cố kéo dài qua nhiều chu kỳ, thời hạn được tính từ ngày HiTechCloud xác nhận đã khắc phục xong sự cố. Quá thời hạn này, quyền yêu cầu bồi hoàn chấm dứt; quy định này không làm thay đổi thời hiệu khởi kiện mà pháp luật quy định là bắt buộc.

Các quy định về mức trần bồi hoàn và các trường hợp loại trừ không được áp dụng để hạn chế, loại trừ hoặc gây cản trở các quyền mà pháp luật về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân dành cho Khách hàng. Trường hợp bất kỳ nội dung nào của văn bản này hạn chế quyền của Khách hàng là người tiêu dùng ở mức thấp hơn quy định của pháp luật, quy định của pháp luật được áp dụng theo khoản 1 Điều 25 Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng số 19/2023/QH15.

Chuẩn hóa theo quy định pháp luật

Phân vai xử lý dữ liệu cá nhân

Trong quan hệ cung cấp dịch vụ theo văn bản này: Khách hàng là Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân đối với dữ liệu cá nhân của khách hàng, người dùng cuối, nhân sự và đối tác của Khách hàng được đưa vào, lưu trữ hoặc xử lý trên dịch vụ, và chịu trách nhiệm về căn cứ pháp lý của việc xử lý. HiTechCloud là Bên Xử lý dữ liệu cá nhân, chỉ xử lý theo phạm vi, mục đích và chỉ dẫn hợp pháp bằng văn bản của Khách hàng nhằm cung cấp dịch vụ, không sử dụng cho mục đích khác, không bán và không chuyển giao trái phép. Đối với phần dữ liệu HiTechCloud buộc phải xử lý để thực hiện nghĩa vụ luật định của chính mình (kê khai thuế, lưu nhật ký hệ thống, phòng chống gian lận, đáp ứng yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền), HiTechCloud là Bên Kiểm soát dữ liệu độc lập đối với phần dữ liệu đó.

LEGAL BASIS

Luật Phòng, chống rửa tiền số 14/2022/QH15 ngày 15/11/2022, có hiệu lực từ ngày 01/03/2023;
Nghị định số 19/2023/NĐ-CP ngày 28/04/2023 quy định chi tiết một số điều của Luật Phòng, chống rửa tiền, có hiệu lực từ ngày 28/04/2023;
Nghị quyết số 66.23/2026/NQ-CP ngày 24/07/2026 của Chính phủ về cơ chế, chính sách đặc thù xử lý vướng mắc pháp luật phòng, chống rửa tiền, có hiệu lực từ ngày 24/07/2026 đến hết ngày 28/02/2027;
Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/06/2020, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 03/2022/QH15 và Luật số 76/2025/QH15 (về chủ sở hữu hưởng lợi);
Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015, có hiệu lực từ ngày 01/01/2017;
Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 ngày 22/06/2023, có hiệu lực từ ngày 01/07/2024;
Nghị định số 23/2025/NĐ-CP ngày 21/02/2025 quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy, có hiệu lực từ ngày 10/04/2025 (thay thế Nghị định số 130/2018/NĐ-CP);
Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 ngày 26/06/2025, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026;
Nghị định số 356/2025/NĐ-CP ngày 31/12/2025 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 (thay thế Nghị định số 13/2023/NĐ-CP);
Bộ luật Hình sự số 100/2015/QH13 ngày 27/11/2015, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 12/2017/QH14 và Luật số 86/2025/QH15;
Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Phòng, chống tham nhũng số 132/2025/QH15 ngày 10/12/2025, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026;

Danh mục căn cứ pháp lý nêu trên đã được rà soát và cập nhật đến ngày 26/08/2026. Trường hợp một văn bản được viện dẫn bị sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế, quy định của văn bản có hiệu lực tại thời điểm áp dụng sẽ được áp dụng.

Văn bản này là bộ phận không tách rời của Thoả thuận Sử dụng Dịch vụ, được công bố tại https://hitechcloud.vn/tai-lieu-ho-tro/ và có thể được sửa đổi với thông báo trước 30 (ba mươi) ngày.