Không rõ ai đang giữ chứng thư
Một chứng thư dùng chung cho cả phòng ban, mật khẩu truyền miệng, và khi có tranh chấp thì không xác định được ai là người thực sự đã ký.
Chữ ký số và chứng thư số
Ký số là chữ ký có giá trị pháp lý, không phải ảnh chữ ký dán vào tệp
HiTech-CA là thương hiệu chữ ký số của HiTechCloud, phục vụ doanh nghiệp và cá nhân trong ký hợp đồng điện tử, phát hành hoá đơn điện tử, kê khai với cơ quan nhà nước và ký tài liệu nội bộ — theo Nghị định số 23/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 10/4/2025.
- 范围
- Cấp phát · Gia hạn · Thu hồi chứng thư số
- 应用
- Hợp đồng · Hoá đơn · Kê khai · Tài liệu nội bộ
- Căn cứ
- Nghị định số 23/2025/NĐ-CP, hiệu lực 10/4/2025
- Điều khoản
- Công bố công khai trên website trước khi ký
总览
Chữ ký số chỉ có ích khi phần quy trình quanh nó cũng đúng
Doanh nghiệp thường mua chữ ký số vì một nghĩa vụ cụ thể: kê khai thuế, phát hành hoá đơn, hoặc ký một hợp đồng với đối tác ở xa. Sau đó thiết bị ký nằm trong ngăn kéo kế toán, mật khẩu được chia sẻ qua tin nhắn, và không ai biết chứng thư sẽ hết hạn vào ngày nào cho tới lúc một giao dịch bị từ chối.
HiTechCloud nhìn chữ ký số như một phần của quy trình vận hành, không phải một món phụ kiện. Chứng thư được cấp cho đúng chủ thể, gắn với đúng phạm vi sử dụng, có lịch nhắc gia hạn, và có thủ tục thu hồi khi người giữ chứng thư nghỉ việc hoặc đổi vai trò. Phần ký được nối thẳng vào hệ thống nghiệp vụ, ví dụ dịch vụ hoá đơn điện tử HiTechInvoice.
Cần phân biệt rõ hai loại chứng thư hay bị gọi lẫn: chứng thư số dùng để ký (chủ đề của trang này) và chứng thư số SSL dùng để mã hoá kết nối website. Doanh nghiệp muốn ký và mã hoá thư điện tử thì xem thêm giải pháp S/MIME. Toàn bộ điều khoản áp dụng cho dịch vụ này được công bố tại trang chính sách và thoả thuận chữ ký số HiTech-CA; Quý khách có thể liên hệ HiTechCloud để được rà soát phạm vi trước khi ký kết.
为何需要
Bốn vấn đề quen thuộc khi doanh nghiệp dùng chữ ký số
Chứng thư hết hạn giữa kỳ khai báo
Chứng thư số có thời hạn. Không theo dõi hạn thì nghiệp vụ dừng đúng vào lúc bận nhất, và việc cấp lại không phải lúc nào cũng xong trong ngày.
Ký xong nhưng không kiểm tra lại được
Tệp đã ký được chuyển qua nhiều bước, bị nén, bị chuyển đổi định dạng, và đến khi cần kiểm tra thì chữ ký không còn hợp lệ.
Nhầm chữ ký số với chữ ký hình ảnh
Ảnh chụp chữ ký tay chèn vào tệp không phải chữ ký số và không mang giá trị pháp lý tương đương. Đây là nhầm lẫn tốn kém nhất trong nhóm này.
服务范围
HiTech-CA cung cấp những gì
Cấp chứng thư số cho tổ chức
Chứng thư gắn với pháp nhân, dùng cho kê khai, hoá đơn điện tử, hợp đồng và giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước hoặc đối tác.
Cấp chứng thư số cho cá nhân
Chứng thư gắn với cá nhân, dùng cho hợp đồng lao động điện tử, phê duyệt nội bộ, tờ khai và tài liệu cần chữ ký của người có thẩm quyền.
Gia hạn và cấp lại
Theo dõi thời hạn hiệu lực, nhắc trước khi hết hạn và thực hiện gia hạn hoặc cấp lại, hạn chế trường hợp nghiệp vụ bị gián đoạn.
Thu hồi và thay đổi thông tin
Thực hiện thu hồi khi chứng thư không còn được dùng, khi thông tin chủ thể thay đổi hoặc khi có nghi ngờ lộ khoá, theo đúng thủ tục đã công bố.
Tích hợp ký số vào hệ thống nghiệp vụ
Nối chức năng ký vào phần mềm quản lý văn bản, hệ thống hoá đơn hoặc ứng dụng nội bộ của doanh nghiệp, để người dùng ký ngay trong luồng làm việc.
Hướng dẫn sử dụng và bàn giao quy trình
Hướng dẫn cài đặt, ký thử, kiểm tra chữ ký và bàn giao quy trình quản lý chứng thư cho bộ phận phụ trách của doanh nghiệp.
Quản lý chứng thư
Một chứng thư có chủ, có phạm vi và có ngày hết hạn được ghi ở đâu đó
Phần lớn sự cố liên quan tới chữ ký số không nằm ở thuật toán mà nằm ở quản trị: không ai chịu trách nhiệm theo dõi vòng đời của chứng thư. HiTechCloud bàn giao kèm phần quản trị này.
- Mỗi chứng thư được gán một người chịu trách nhiệm và một phạm vi sử dụng, ghi rõ trong hồ sơ bàn giao.
- Lịch nhắc gia hạn được thiết lập trước thời điểm hết hạn, để việc gia hạn không rơi vào tình thế gấp.
- Thủ tục thu hồi được thống nhất từ đầu, áp dụng khi nhân sự nghỉ việc, đổi vai trò hoặc khi nghi ngờ lộ khoá.
- Cách kiểm tra lại một tệp đã ký được hướng dẫn cho bộ phận nghiệp vụ, không chỉ cho bộ phận kỹ thuật.
流程
Từ đăng ký tới lúc ký được tài liệu đầu tiên
-
01
Xác định nhu cầu và loại chứng thư
Làm rõ chứng thư cấp cho tổ chức hay cá nhân, dùng cho nghiệp vụ nào, ai là người giữ và ký, để chọn đúng loại và đúng số lượng.
-
02
Chuẩn bị hồ sơ đăng ký
Hướng dẫn danh mục giấy tờ cần nộp theo từng loại chủ thể và kiểm tra hồ sơ trước khi nộp, hạn chế việc phải bổ sung nhiều lần.
-
03
Xác minh chủ thể và cấp chứng thư
Thực hiện xác minh theo thủ tục đã công bố, sau đó cấp chứng thư và bàn giao phương tiện ký cho người chịu trách nhiệm.
-
04
Cài đặt, ký thử và kiểm tra
Cài đặt trên máy hoặc tích hợp vào hệ thống, ký thử một tài liệu và hướng dẫn cách kiểm tra lại chữ ký trên tệp kết quả.
-
05
Bàn giao quy trình quản lý vòng đời
Bàn giao hồ sơ chứng thư, lịch nhắc gia hạn và thủ tục thu hồi cho bộ phận phụ trách của doanh nghiệp.
客户
Chữ ký số HiTech-CA phù hợp với
Doanh nghiệp phát hành hoá đơn điện tử
- Cần chứng thư gắn với pháp nhân để ký hoá đơn theo đúng quy định.
- Muốn ghép chữ ký số vào ngay hệ thống hoá đơn đang dùng.
- Cần bảo đảm không gián đoạn phát hành hoá đơn khi chứng thư tới hạn.
Doanh nghiệp ký hợp đồng từ xa
- Đối tác và khách hàng ở nhiều tỉnh, chuyển phát bản giấy chậm và tốn kém.
- Cần bản ký có giá trị pháp lý và kiểm tra lại được khi có tranh chấp.
- Muốn ghép định danh điện tử với ký số để hoàn tất giao dịch trong một phiên.
Tổ chức có nhiều cấp phê duyệt nội bộ
- Văn bản phải qua nhiều người ký theo thứ tự, khó kiểm soát bằng bản giấy.
- Cần biết ai đã ký, ký lúc nào và trên phiên bản nào của tài liệu.
- Cần thu hồi quyền ký nhanh khi nhân sự thay đổi vai trò.
Hộ kinh doanh và cá nhân có nghĩa vụ kê khai
- Chỉ cần một chứng thư cho các thủ tục định kỳ với cơ quan nhà nước.
- Cần hướng dẫn cụ thể vì không có bộ phận kỹ thuật riêng.
- Cần được nhắc trước khi chứng thư hết hạn.
常见问题
常见问题
Chữ ký số khác gì với ảnh chữ ký chèn vào tài liệu?
Ảnh chữ ký chỉ là một hình ảnh, ai sao chép cũng dùng được và không chứng minh được người ký. Chữ ký số dựa trên chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực cấp, gắn với một chủ thể xác định và cho phép phát hiện nếu tài liệu bị sửa sau khi ký.
Căn cứ pháp lý hiện hành của dịch vụ là văn bản nào?
Nghị định số 23/2025/NĐ-CP về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy, có hiệu lực từ ngày 10/4/2025 và thay thế Nghị định số 130/2018/NĐ-CP. Điều khoản dịch vụ cụ thể của HiTech-CA được công bố tại trang chính sách và thoả thuận chữ ký số HiTech-CA.
Chứng thư số có thời hạn không?
Có. Chứng thư số được cấp theo thời hạn ghi trên chứng thư và phải gia hạn hoặc cấp lại khi hết hạn. HiTechCloud thiết lập lịch nhắc trước thời điểm hết hạn để doanh nghiệp không bị gián đoạn nghiệp vụ.
Chữ ký số này có phải là chứng thư SSL không?
Không. Chứng thư số dùng để ký tài liệu và chứng thư SSL dùng để mã hoá kết nối tới website là hai loại khác nhau, phục vụ hai mục đích khác nhau. Nhu cầu về SSL xem tại trang chứng thư số SSL của HiTechCloud.
Có ký được trên điện thoại không?
Phương thức ký phụ thuộc vào loại chứng thư và phương tiện ký được cấp. Khi khảo sát, HiTechCloud xác định người dùng ký ở đâu và trên thiết bị nào để chọn phương án phù hợp, thay vì áp một hình thức cho mọi trường hợp.
Nhân sự giữ chứng thư nghỉ việc thì xử lý ra sao?
Áp dụng thủ tục thu hồi chứng thư đã được công bố, sau đó cấp chứng thư mới cho người kế nhiệm. Đây là lý do HiTechCloud yêu cầu mỗi chứng thư phải có một người chịu trách nhiệm được ghi rõ trong hồ sơ bàn giao.
Tài liệu đã ký còn kiểm tra được sau nhiều năm không?
Việc kiểm tra phụ thuộc vào cách lưu trữ tệp đã ký. HiTechCloud hướng dẫn doanh nghiệp lưu bản gốc đã ký ở định dạng không bị chuyển đổi và cách kiểm tra lại chữ ký, vì nén hoặc đổi định dạng có thể làm chữ ký không còn kiểm tra được.
Quý khách cần chữ ký số cho doanh nghiệp hay cho cá nhân?
Cho biết nghiệp vụ cần ký và số người sẽ giữ chứng thư. Đội ngũ HiTechCloud sẽ tư vấn loại chứng thư, hồ sơ cần chuẩn bị và cách tích hợp vào hệ thống hiện có.
